Waarom innovatief aanbesteden? Vijf redenen voor opdrachtgevers.

De miljoenen van de Fyra-aanbesteding

In mijn privéomgeving wordt ik wel eens meewarig aangekeken vanwege mijn specialisatie in aanbestedingen. Ik krijg dan een opmerking als ‘Aanbesteden is bijna een ‘misdaad’, die de kwaliteit van dienstverlening uitholt en veel te hoge kosten veroorzaakt’. Vaak zijn er dan weer negatieve berichten verschenen in de lokale of landelijke media omtrent mislukte aanbestedingen of aanbesteedde projecten die zowel financieel als in tijd volkomen uit de hand zijn gelopen. En dan hebben we het nog niet eens over de marktwerking in de Zorg met onlogische uitkomsten voor wat betreft zorgaanbieders. Dat er dingen fout gaan vinden mensen nog wel acceptabel, maar dat dezelfde dingen fout blijven gaan is lastig uit te leggen. Het ondermijnt ons vertrouwen in de overheid, dat die op een correcte wijze omgaat met onze belastingcenten.
Mijn verweer is dat wij met onze adviespraktijk ons bezig houden met innovatieve wijze van aanbesteden om juist diezelfde redenen.

In onze adviespraktijk zien we vaak bij aanbestedingen dat het merendeel van de  opdrachtgevers twee belangrijke criteria hebben, namelijk ‘krijgen we voldoende inschrijvers’ en ‘zullen de aanbiedingen passen bij onze behoeften’? Het krijgen van voldoende inschrijvers wordt dan vaak beïnvloed door die opdrachtnemers uit te nodigen die hebben aangegeven dat zij in zullen schrijven. Bij openbare aanbestedingen wijzen opdrachtgevers de hun bekende opdrachtnemers expliciet op de aanbesteding.

Het tweede criterium, ‘de passende aanbieding’, is minder beïnvloedbaar. Opdrachtgevers zien hun oplossing dan in het zo stringent mogelijk omschrijven van wat zij willen hebben. Eigenlijk gunnen zij de inschrijvende marktpartijen het liefst geen millimeter ruimte om af te wijken. We zien dan vaak in de aanbestedingsleidraad dat alternatieven niet zijn toegestaan. De gedachte hierbij is dat er tegengestelde belangen zijn tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en dat deze laatste het slechtste voor heeft, want zijn winst zit in het verlies van de ander.

Bij onze begeleiding van inschrijvers zien we gek genoeg dezelfde argwaan van opdrachtnemers ten opzichte van opdrachtgevers. Partijen houden elkaar kennelijk in een houtgreep van achterdocht veroorzaakt door decennialange strijd om elkaar te slim af te zijn. Als uitkomst van deze handelswijze van zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers zien we vaak projecten die uit de hand lopen en voor veel gedoe zorgen voor alle betrokkenen. Vooral dat gedoe kost veel tijd en geld.

Als je doet wat je altijd deed, krijg je wat je altijd kreeg

Hoe komen we nu tot een gewenste situatie waarbij wel projecten worden gerealiseerd binnen overeengekomen budget, binnen overeengekomen tijd èn zonder gedoe. Waarbij de marktpartij zijn rendement haalt en de opdrachtgever (lees belastingbetaler) niet te veel betaalt.
Hieronder staan vijf redenen waarom het goed is om het eens anders te doen. Om te leren van  experimenteren.

Reden 1 Om een andere uitkomst te krijgen moeten we andere wegen bewandelen
Om een andere uitkomst te krijgen moet er iets veranderen. Dat kan zijn helemaal aan de start van een traject, maar dat kan ook gedurende de looptijd zijn. We mogen niet verwachten dat we een andere uitkomst krijgen als we steeds maar dezelfde weg blijven volgen. Is de uitkomst niet wat we verwachtte, dan moeten we op een andere manier aan de slag met een andere uitvraag, niet met een nog strakkere dwangbuis.
We zien dat bij minder dwangbuis en meer functioneel omschrijven de inschrijvers innovatiever zijn en met nieuwe oplossingen komen, die een beter projectresultaat laten zien.

Deze andere wijze van aanbesteden vergt een andere mindset van opdrachtgever. Dan verandert niet alleen de start van het project, maar ook het te doorlopen traject. De andere mindset van opdrachtgever lokt ook een andere mindset uit bij de inschrijvende partijen. We merken in onze adviespraktijk dat inschrijvers die dat niet snappen eigenlijk geen kans meer maken bij innovatieve aanbestedingen. Met andere woorden het kwetsbaar en transparant opstellen van de opdrachtgever lokt juist een andere expert-opdrachtnemer uit die opereert vanuit de win-win gedachte. Deze marktpartij handelt vanuit het belang van het project.

Reden 2 Alleen de juiste uitvraag kent de juiste inschrijving cq aanbieding
Dit lijkt een open deur. Elk traject begint met een initiële vraag. Indien deze vraag niet juist is geformuleerd is de kans vrijwel 100% dat het antwoord niet ideaal aansluit op wat we initieel wilde. Misschien moet u hier even wachten met verder lezen om dit te laten indalen. Wat heeft u gedaan bij uw laatste aanbesteding? Welke uitvraag heeft u geformuleerd en hoe bent u daar gekomen? Dat brengt ons bij de 3e reden nl:

Reden 3 Elke uitvraag komt voort uit een onderliggende behoefte
Het is een wetmatigheid dat de degene die de behoefte heeft niet de expert is om die behoefte in te vullen. Als dat wel zo is, zou de behoefte al ingevuld zijn, toch?. Dus als er een behoefte is waarvan de eigenaar de oplossing niet weet of niet kan vervullen, gaat deze op zoek naar een derde partij. Hij treedt dan op als opdrachtgever en zoekt de beste expert-opdrachtnemer. Nu zien we vaak dat deze niet-expert opdrachtgever de behoefte ‘vertaalt’ in een vraag. Maar omdat deze opdrachtgever niet voldoende expertise heeft, zal de kans groot zijn dat de behoefte niet juist en volledig is weergegeven in de vraag. Er is dus een niet juiste vraag geformuleerd waarop dan dus volgens Reden 2 een niet-juist antwoord wordt gegeven.

Reden 4 Betrouwbaar zijn betekent vertrouwen krijgen
Vertrouwen is het ‘toverwoord’ in het zaken doen. Vaak horen we in onze adviespraktijk ‘was er maar meer vertrouwen bij de opdrachtgever’. Maar zeggen we dan, hoe vertrouw je jouw leveranciers? Hoe koop je die in? Vertrouwen is iets aparts, het is iets wat je van anderen moet krijgen. Daardoor leg je de oplossing buiten jezelf. Dat lijkt eerst prettig, maar je hebt er dan geen invloed meer op. De ander is wie hij/zij is. Daar doe je niet zo veel aan. Er is echter een andere partij waar je wel 100% invloed op hebt….., dat ben jezelf. Dan heet ‘vertrouwen’ ineens ‘betrouwbaar’. Dan wordt ‘krijgen’ ineens ‘zijn’. Als we als opdrachtgever eens een traject anders starten laten we dan betrouwbaar zijn, met transparantie in de beschikbare gegevens en het selectie- èn realisatieproces. Ja, wat dan….?

Reden 5 Niet alleen innovaties zijn geschikt voor innovatief aanbesteden
We hebben bij Reden 1 gezien dat innovatief aanbesteden bij uitstek te gebruiken is om andere uitkomsten te bereiken, dus juist ook bij uitvragen met betrekking tot traditionele projecten en diensten. Daarbij biedt innovatief aanbesteden de expert-inschrijvers meer ruimte en sluit innovaties zeker niet uit. We constateren dat de meeste opdrachtgevers best wel innovaties willen. Echter innovaties willen betekent ook dat je als opdrachtgever risico’s moet accepteren. Dat is natuurlijk best wel eng. Niemand loopt graag risico’s op fouten. Alleen leren we door fouten te maken. Ook hier ontstaat er dus weer een tegenstrijdigheid. Innovaties zijn de enige manier om vooruit te komen. ‘Vroeger was alles beter’ horen we vaak om ons heen. Sommige politieke partijen doen ons dat graag geloven, maar is dat wel zo? Waar zouden we nu staan als er geen innovaties waren geweest? Denk de wereld eens in zonder internet, zonder auto’s, zonder vliegtuigen? En dichter bij huis zonder centrale verwarming, of zonder elektrisch licht?
Dit zijn nu vanzelfsprekendheden, maar zijn voortgekomen uit innovaties uit vervlogen tijden.

De 4 fasen van Best Value: van Voorbereiding tot en met Realisatie

Best Value-methode: Innovatief aanbesteden én realiseren
Eén van de meest innovatieve manieren van aanbesteden en realiseren van projecten is met de Best Value-methode. We zien hierbij goede resultaten voor wat betreft het binnen afgesproken budget en planning blijven zonder gedoe. Meer informatie hierover treft u op deze website. Daarnaast kunt u een beknopte omschrijving en een overzichtelijk Stappenplan downloaden. Voor nadere informatie met betrekking tot het toepassen of laten begeleiden van Best Value-trajecten bij aanbestedingen kunt u gebruikmaken van het contactformulier hiernaast.

De overheid in Nederland besteedt jaarlijks voor ca € 73 miljard aan. Ieder jaar weer. Bij Coos Koster Consultancy (CKC) adviseren wij sedert 2011 met succes opdrachtgevers vanuit overheden, zorg- en onderwijsinstellingen bij het innovatief aanbesteden van hun diensten en projecten d.m.v. de Best Value-methode. De aanbestedingen zijn zeer divers, zoals bouw- en infraprojecten, communicatieadvies, vormgeving, (interieur)architectuur, accountantsdiensten, ondergrondse infra, kantoorartikelen, handhavingsdiensten, verduurzaming- en renovatieprojecten, etc.

Indien u als opdrachtgever betere aanbiedingen wilt en u wilt meer weten over uw mogelijkheden om innovatief aan te besteden, kunt u het contactformulier gebruiken.

6 juni 2018