Mijn kennismaking met Best Value en wat er van kwam

Rijkswaterstaat gebouw Westraven met LEF Future center

Er zijn datums die je niet makkelijk vergeet. De geboortedatums van je kinderen. De aanval op de Twin Towers. De datum staat in je geheugen gegrift. En je weet precies waar je op dat moment was.
De datum waarop ik voor het eerst in contact kwam met Best Value is me helaas ontschoten. Het moet ergens in 2010 zijn geweest. Waar ik was weet ik nog precies: LEF Future Center van Rijkswaterstaat, kantoor Westraven in Utrecht. Ik was toen nog in loondienst bij een aannemer in de civiele betonbouw en zat daar op uitnodiging van enkele van mijn contactpersonen bij Rijkswaterstaat.
‘Deze lezing is iets voor jou’, hadden tegen mij gezegd. ‘Jij doet altijd de aanbestedingen bij jouw bedrijf als Tendermanager en we willen iets anders gaan doen. Innovatief aanbesteden. Er komt iemand uit de Verenigde Staten om ons daarin mee te nemen’.

Die iemand bleek de Japanse Amerikaan Dean Kashiwagi. Hij nam ons mee in een verhaal over Best Value. Ik zeg ‘ons’ maar bedoel eigenlijk ‘mij’. Ik kreeg een gevoel van ‘thuiskomen’. In al die jaren dat ik inschrijvingen op aanbestedingen verzorgde, had ik een gevoel van onbehagen. Wat wilden de opdrachtgevers toch met die selectiecriteria? Wat wilden ze met ‘inschrijvingsperformance’? Hoe wilden ze technische plannen goed beoordelen? Waarom werden wij als inschrijvers ‘gedwongen’ om de oplossingen van opdrachtgevers te volgen? Waarom mochten alternatieven niet meer? Hoe konden marktpartijen zich onderscheiden op kwaliteit als we moesten doen wat de opdrachtgever had voorgeschreven? Waarom zagen marktpartijen de aanbestedingen als een soort wedstrijd met de opdrachtgevers, een wedstrijd tussen ‘wij’ en ‘zij’?

Dean sprak niet over aanbesteden of ‘wedstrijden’, maar over houding en gedrag. Hoe verkeerde vragen verkeerde antwoorden uitlokken. Hoe een transparante houding van opdrachtgever en opdrachtnemer juist de samenwerking tot stand brengt.
Hij vertelde dat de opdrachtgever de expert moet selecteren. Dat de opdrachtgever zich dan moet laten leiden door die expert. Dat die expert de opdrachtgever moet meenemen in zijn proces. Dat dit alleen kan door overtuigend te zijn door middel van ‘dominante’ informatie. In al mijn jaren als Tendermanager was dit wat ik altijd voelde. Dit hebben marktpartijen nodig om zich te kunnen onderscheiden. Dit hebben opdrachtgevers nodig om de juiste partij te kunnen selecteren op basis van ‘echte’ kwaliteit.

1 januari 2011 was een mijlpaal in mijn leven. Bij de Kamer van Koophandel startte ik mijn adviesbureau Coos Koster Consultancy (CKC). Ik had al een toezegging voor werk van mijn oude werkgever. Maar RWS liet mij niet los. Ik heb de stoute schoenen aangetrokken en een afspraak gemaakt met de HID over mijn visie op RWS en de Markt. Gevleugelde woorden tijdens die afspraak: ‘Jullie doen het helemaal verkeerd. In mijn visie moet RWS meer de markt luisteren. Jullie zitten te veel in een ivoren toren’. En wat schetste mijn verbazing? De HID was het volkomen met mij eens. Ik kreeg de opdracht om een jaar mee te lopen en te klankborden met de afdeling Inkoop en Contracten. Tot die afdeling behoorde ook het Best Value-team. Zij stelden mij de vraag hoe zij de markt moesten meenemen in Best Value: de innovatieve manier van aanbesteden en realiseren. Een zeer terechte vraag. Zonder een goed aanbod is er geen goede aanbesteding.

De intensieve gesprekken bij RWS, de boeken over Best Value en de jaarlijkse congressen in Phoenix en Bant: allemaal input voor mijn verdere verdieping in het gedachtegoed van Best Value over houding en gedrag. Daarnaast krijg ik ook veel feedback van de projecten die ik begeleid. Wat gaat goed, maar vooral ook wat kan beter. Wat zijn de ‘Take aways’ en de ‘Lessons learned’. De begeleiding stopt voor mij niet bij het contracteren van de opdrachtnemer, maar strekt zich uit tot het begeleiden van de Best Value-aanpak in realisatiefase tot en met oplevering. Uiteindelijk krijg je daar de ultieme feedback van de kwaliteit van de uitvraag en verstrekte informatie.

Wat mij altijd bijblijft is het eindresultaat en vooral het WOW-effect. Een opdrachtgever die uitermate tevreden is over hetgeen is gepresteerd door de opdrachtnemer en vooral de manier waarop. Dat het proces beheerst is verlopen voor wat betreft budget en tijd en dat er transparant is gecommuniceerd. Dat alle projectbetrokkenen zich gehoord hebben gevoeld en dat er is ingegaan op hun behoeften. Dat zowel opdrachtgever als opdrachtnemer aangeven dat er goed is samengewerkt met oog voor elkaars wensen en risico’s. En vooral dat er oplossingen zijn toegepast die met een traditionele ‘u vraagt en wij draaien’ aanbesteding nooit zouden zijn gevonden.

Coos Koster is Best Value-adviseur A+ en heeft het adviesbureau CKC. Hiermee begeleidt hij inkoop- en realisatietrajecten voor werken en diensten voor centrale en decentrale overheden en instanties die werken met overheidsgelden.

Indien u als opdrachtgever betere aanbiedingen wilt en u wilt meer weten over uw mogelijkheden om innovatief aan te besteden, kunt u het contactformulier gebruiken.

6 februari 2020