Deelnemen aan aanbestedingen: Als inschrijver wint u altijd

Coos Koster

Aanbestedingsmarkt
Met een jaarlijks budget van € 73 miljard per jaar is de overheid één van de grootste ‘inkopers’ in Nederland. Zij koopt in door het houden van aanbestedingen. De producten en diensten kennen een grote verscheidenheid. Voor elk wat wils dus. Van grote bouwprojecten tot kleine adviesopdrachten, voor iedereen is het interessant en iedereen kan meedoen. Dat is zelfs in een wet vastgelegd, t.w. de Aanbestedingswet.

We hebben gemerkt dat succesvolle inschrijvers op aanbestedingen werken met een vaste aanpak en planning. Door een structurele werkwijze wordt voorkomen dat er zaken tussen de wal en het schip vallen en dat men in tijdnood komt door de deadline van de indiendatum.

Scoringskansen
In onze adviespraktijk hebben wij een vaste aanpak met betrekking tot de begeleiding van aanbestedingstrajecten voor inschrijvers Deze aanpak maakt niet alleen duidelijk hoe groot de scoringskans is, maar vergroot deze ook aanzienlijk. Dat een inschrijver succes heeft bij zijn inschrijving op een aanbesteding wordt grotendeels bepaald door de mate van expertise die deze ondernemer heeft met betrekking tot hetgeen wordt gevraagd. Aan de expertise zelf  kunnen wij als adviseur niet zo veel toevoegen. We maken het wel zichtbaar door ‘eindeloos doorvragen’ en stellen de essentiële aspecten zodanig op, dat deze bedrijfsexpertise  helder en herkenbaar is voor beoordelaars. Het wordt daarbij in sommige gevallen ook duidelijk voor de ondernemer dat deze niet de onderscheidende expertise heeft. In een dergelijke geval  adviseren we dan ook om niet in te schrijven. Dat scheelt onnodige kosten en de frustratie van het niet winnen van de opdracht.

Wat u zeker niet moet doen is vanuit het ‘niets’ een scorende inschrijving willen opstellen, door allerlei ‘te mooi om waar te zijn’ beloftes te doen zonder onderbouwing. Dat moet u als inschrijver vooral niet willen. Want het gevolg van een commercieel onvoldoende onderbouwd verhaal is dat er grote risico’s ontstaan tijdens de contractfase. Daar wordt namelijk de ondernemer geacht te leveren wat er is beloofd bij de inschrijving. Niet alleen de prijs is daarbij vast, maar ook de kwalitatieve aspecten van de inschrijving moeten worden geleverd, vaak op straffe van hoge boetes.

Als inschrijver wint u altijd

Waardevolle kennis
Onze begeleiding leidt niet altijd tot opdracht voor onze inschrijvende ondernemers. Helaas komt het voor dat er een collega-inschrijver is die nog betere bedrijfsexpertise weet in te brengen. Wat we altijd wel constateren is dat onze klanten aangeven dat zij tijdens het begeleidingstraject veel waardevolle kennis hebben opgedaan over hun eigen onderneming en dienstverlening. Het inschrijven op aanbestedingen is vrijwel altijd erg confronterend voor wat betreft de visie en kennis van de ondernemer ten aanzien van zijn eigen bedrijf. Hij komt er dan achter dat zaken toch anders lopen dan hij  zich dat heeft voorgesteld. Daarbij merken we dat de ondernemer soms een onvoldoende realistische kijk heeft op de ‘pluspunten’ van zijn onderneming. Deze vermeende ‘pluspunten’ zijn dan te weinig onderscheidend zichtbaar of worden niet zo erkend door de markt.

Altijd winst
Daarentegen brengt ons begeleidingstraject de ondernemer ook bewustzijn bij over het presteren van zijn onderneming en dienstverlening op aspecten met onverwachte meerwaarde. Met als gevolg dat er bij een volgende aanbesteding veel beter wordt gescoord omdat er nu een meer duidelijk beeld is ontstaan van werkelijke reële meerwaarde voor opdrachtgevers.

Kortom deelnemen aan aanbestedingen levert altijd winst op. Enerzijds een mooie opdracht die past bij uw onderneming of anderzijds krijgt u waardevolle informatie over uw werkelijke onderscheidend vermogen of meerwaarde voor de markt. Die zekerheid  bieden wij met deze eigen aanpak van begeleiding van inschrijving.

Bij Coos Koster Consultancy (CKC) adviseren wij sedert 2011 met succes  ondernemers die zaken willen doen met de overheid. Deze bestaat uit o.a. rijks- en lokale overheden (zoals o.a. Rijkswaterstaat, Rijksvastgoedbedrijf, provincies, gemeenten en waterschappen), aanbestedende diensten (zoals Universiteiten en Universitair medisch Centra) en instanties die de aanbestedingsregels volgen bij hun inkoop van producten, diensten en projecten (zoals Nutsbedrijven, Nederlandse Spoorwegen en ProRail en ook zorg- en onderwijsinstellingen).
Onze winscores bedragen meer dan 55%, waar gemiddeld 10 à 15% normaal is.
De aanbestedingen zijn zeer divers, zoals bouw- en infraprojecten, communicatiediensten, vormgeving, inhuur personeel, bedrijfskleding, (interieur)architectuur, accountantsdiensten, ondergrondse infra, pompenleveranties, E en W installaties, kantoorartikelen, handhavingsdiensten, etc.

28 maart 2018