Als nieuwkomer voor het eerst deelnemen aan een aanbesteding: Spannend!

Grafisch ontwerp- en reclamebureau

Dennis Stenacker heeft een eigen bedrijf genaamd Endure Design. Dit is een bureau voor design, conceptontwikkeling en visuele communicatie. Kortom Dennis en zijn mannen en vrouwen zijn erg creatief en denken en praten in ‘beelden’. Hij heeft een vijftal mensen fulltime en parttime aan de slag. En natuurlijk steekt Dennis zelf ook zijn handen uit de mouwen.

Dennis sleurt en trekt aan zijn onderneming, zijn kindje. De economische golven zijn dan weer hoog en dan weer wat lager. Gelukkig heeft Endure Design een aantal vaste klanten voor de broodnodige continuïteit.

Op het moment dat er nieuwe klanten en opdrachten nodig zijn zoekt Dennis nieuwe markten en valt zijn oog op de overheidsmarkt. Maar hoe kan hij deze betreden? Hoe scoort hij daar zinvolle opdrachten?

Via een collega in het communicatievak is Dennis betrokken bij een project dat van de overheidsmarkt is gekomen. Dat is via een aanbesteding gegaan, maar destijds had Dennis nog niet zo veel kaas gegeten van aanbestedingen. Hij maakt mooie beelden en plaatjes bij de teksten.

Onderstaand treft u een interview met Dennis. Over zijn wel en wee, over zijn ‘weerzin’ tegen lettertjes, woorden en teksten, vooral die van de overheid. Maar ook over zijn passie en liefde voor beeldend vertellen, als vakman in het ontwerpen, vormgeven en DTP-werk

Dennis Stenacker

Kan je je even voorstellen? Dennis Stenacker, eigenaar van grafisch ontwerp- en reclamebureau Endure Design. We ontwerpen o.a. logo’s, huisstijlen, bedenken campagnes en bouwen websites voor grote en kleine bedrijven, waaronder Nationaal Militair Museum, Pon’s Automobielhandel, Ontwikkelingsbedrijf Vathorst, etc

Waarom de naam Endure Design, wat betekent dat? ‘Endure’ betekent duurzaam, doorzetten en doorstaan, geen ééndagsvlieg. Ik ben begonnen als partner bij een ander bureau, daarvan afgesplitst en gestart met Endure Design

Waar komt je passie vandaan voor het grafische vak? Als klein jongetje was ik al vroeg bezig met tekenen en plaatjes maken. Ik vroeg dan aan mijn opa: ‘Wat zal ik eens voor jou tekenen?’ Nu wil ik graag iets uit niets maken. Bedenken en vormgeven hoe iets er uit ziet, zoals bv een logo of een reclamecampagne e.d. Daarbij is het leuk als je merkt dat ‘iets’ ook daadwerkelijk werkt, dat het resultaat oplevert.

Je had tot nu toe geen overheden als klant. Hoe komt dat? Dat weet ik eigenlijk niet. Het kwam niet op mijn pad. Heb het ook niet echt opgezocht. Wel zijdelings aan ‘geroken’ bij projecten voor gemeenten Veghel, Hilversum en Amersfoort. Daar deed ik mee op de achtergrond als toeleverancier. Daarbij heb ik niet direct gedacht dat ik ooit zelfstandig zou inschrijven op een aanbesteding.

Hoe ben je dan in een aanbesteding verzeild? Ik heb op een netwerkbijeenkomst Coos Koster gesproken. Hij gaf mij het inzicht waar ik de aanbestedingen kon vinden op internet en hoe het werkt. Daardoor kreeg ik genoeg zelfvertrouwen. Ik had ineens toegang tot deze overheidsmarkt.

Waar liep je tegen aan? De enorme hoeveelheid documenten en informatie. Niet altijd even makkelijk te lezen. Ik had geen idee hoe hiermee om te gaan. Dan haak ik snel af. Gek genoeg staat dit haaks op mijn creativiteit. Maar de teksten die ‘normaal’ worden gebruikt bij briefings m.b.t. vormgeving zijn wel te begrijpen voor mij. Bij de overheid is het nogal formeel taalgebruik met een juridische ondertoon.

Wat vind je van deze ‘aanbestedingstaal’? Die ziet er steeds hetzelfde uit. Sterk formeel. Je moet er een aantal hebben gelezen wil je er aan wennen. De aanbesteding bestaat uit een kwaliteitsdeel en een prijsdeel. Het prijsonderdeel vind ik geen probleem. Dat lijkt meer op normale offertes. Het mooie van de overheidscontracten is, dat deze langdurig zijn en vaak voor meerdere jaren gelden. Dat draagt bij aan mijn bedrijfszekerheid. Dan durf ik ook wel scherper te calculeren en goedkoper in te schrijven.

Online weergave Bruggencampagne gemeente Zaanstad

Laten we eens een concreet voorbeeld noemen, je hebt meegedaan aan de aanbesteding van gemeente Zaanstad. Hoe was dat? Het was duidelijk wat de bedoeling was v.w.b. de communicatie. Echter er waren veel beperkingen om echt creatief te zijn. Dat gaat wel een beetje tegen mijn natuur in. Het was moeilijk om onderscheidend te zijn en goed te scoren. De opdracht bestaat uit het ontwikkelen van campagnes, die herkenbaar van gemeente Zaanstad zijn. We zijn daar als ‘best scorende’ inschrijver beoordeeld.

Hoe kijk je nu tegen aanbestedingen aan? Het ijs is wel gebroken. De formulieren m.b.t. onze bedrijfsinformatie zijn nu bekend en worden up-to-date gehouden. Het inschrijven op aanbestedingen gaat nu makkelijker en sneller. Het wordt minder werk. Ik wil nu wel door in deze markt.

De aanbesteding voor gemeente Zaanstad was eigenlijk niet de eerste waaraan we meededen. De allereerste mislukte jammerlijk. We hadden alle formulieren en kwaliteitsdocumenten gereed gemaakt. De offerte had ik gecalculeerd en we gaven onszelf veel kans. Helaas was ik na uploaden van de gegevens vergeten om op het knopje ‘Indienen’ te klikken. Nu bleek dat de opdrachtgever geen inschrijving van ons had ontvangen. Ik begrijp nu nog steeds niet hoe dat heeft kunnen gebeuren, maar dat overkomt ons nu niet meer, getuige ons succes bij de aanbesteding van gemeente Zaanstad.

Heb je nog een advies voor ‘eerste keer’ inschrijvers? Uit eigen ervaring adviseer ik dat het verstandig is om eerst eens te proeven aan een aanbesteding. Daarna kan je schieten op een opdracht die je wilt winnen. ‘Endure’ betekent ook ‘volhouden en doorzetten’ en dat heb je nodig. Bij Zaanstad hebben we het uiteindelijk gewonnen van 12 collega’s, dus dat geeft veel vertrouwen. Daarnaast is het belangrijk om je te laten begeleiden. Zeker voor de eerste keer. De mensen van CKC hebben ons wel doorgezaagd, maar dat moet wel anders gaat het niet goed. Dankzij die begeleiding zijn we nu succesvol op weg naar meer overheidsopdrachten.

De overheid in Nederland besteedt jaarlijks voor ca € 73 miljard aan. Ieder jaar weer. Bij Coos Koster Consultancy (CKC) adviseren wij sedert 2011 met succes ondernemers die zaken willen doen met overheden, zorg- en onderwijsinstellingen. De aanbestedingen zijn zeer divers, zoals bouw- en infraprojecten, communicatieadvies, vormgeving, (interieur)architectuur, accountantsdiensten, ondergrondse infra, kantoorartikelen, handhavingsdiensten, verduurzaming- en renovatieprojecten, etc.

Als u zichzelf min of meer herkend in Dennis en zijn situatie en u wilt meer weten over uw kansen op deze overheidsmarkt, kunt u het contactformulier gebruiken. U kunt dan informatie opvragen over uw kansen en over uw markt.

1 mei 2018