Stappenplan BPKV schrijven

Als inschrijver bent u het meest succesvol als u duidelijk kunt maken waarom u de beste partij bent voor het specifieke project van de opdrachtgever. Dit betekent dat u bij het beantwoorden van de vragen ingaat op de kenmerken en doelstellingen van het project en op de kenmerken van de stakeholders en opdrachtgever. Daarbij stelt u zich op als de expert en onderbouwt u uw beweringen, die invulling geven aan de BPKV-criteria. CKC levert hierbij advies, ondersteuning en begeleiding d.m.v. een helder BPKV-stappenplan:emvi stappenplan

Stap 1 BPKV-startdocument
CKC analyseert de uitvraag en vat de aanbestedingsleidraad voor u samen in heldere statements, meestal niet meer dan 2 A4-tjes. Deze statements bevatten de (project)doelstellingen, aanvullende eisen en randvoorwaarden, de missie, visie en algemene bedrijfsdoelstellingen van de opdrachtgever en betrokken stakeholders. Iedere medewerker die inhoud gaat schrijven, ontvangt dit BPKV-startdocument.
Daarnaast stelt CKC vragen op over de inhoud en/of procedure t.b.v. de Inlichtingen.
Met deze stap ontstaat focus bij iedereen die inhoud levert om de vragen te beantwoorden.

Stap 2 Tendermanager en sleutelfiguren
Omdat u expert bent, weet u wie in uw organisatie welke informatie bezit welke nodig is om de BPKV-vragen te beantwoorden. Daarnaast heeft u uw Tendermanager benoemd. CKC ondersteunt uw Tendermanager en legt de sleutelfiguren met hun informatie overzichtelijk vast en neemt ze op in de Aanbestedingsplanning. Desgewenst treedt CKC op als Tendermanager van uw bidteam.

Stap 3 Aanbestedingsplanning
Ter ondersteuning van uw Tendermanager stelt CKC de aanbestedingsplanning op incl. de documentenproductie, het reviewen van de conceptbeantwoording en het definitief maken van de aanbieding. Aan deze aanbestedingsplanning koppelt u ook uw prijsbepaling/ calculatie. Hierdoor krijgt u overzicht van de te verrichten werkzaamheden en benodigde capaciteit. Tevens weet iedereen wanneer welke informatie en/of documenten nodig zijn.

Stap 4 Advies en coaching tekstschrijven
CKC adviseert en coacht u om uw informatie helder op te stellen en uw expertise eenduidig weer te geven. U leert krachtig en direct te schrijven door uw tekst in de tegenwoordige tijd te plaatsen. Hiermee zijn uw teksten korter, duidelijker en makkelijker te begrijpen door de beoordelaars van de opdrachtgever. U gaat hier direct mee aan de slag en na enige oefening schrijft u het makkelijk zelf. Uiteraard kunt u het ook laten doen bij gebrek aan capaciteit, maar onthoudt dat u de expert bent en niet een derde die ‘goed’ kan schrijven. Voorkom vage beloften en commerciële teksten!

Stap 4 (alternatief) Uw teksten laten schrijven
Mogelijk bent u zelf niet zo’n goede schrijver, of heeft u helemaal geen tijd. Mogelijk kunnen uw mensen veel beter die dingen doen waar ze voor zijn aangenomen en waar ze goed in zijn. In dat geval verzorgt CKC de teksten voor u. Met gespecialiseerde schrijvers met journalistieke achtergrond van Communicatiebureau GroteWereld gaat CKC d.m.v. interviews met uw specialisten op zoek naar de dominante informatie die uw onderscheidend vermogen het beste weergeven. Deze teksten maken uw aanbieding (h)erkenbaar beter.

Stap 5 Waardecreatie
CKC coacht uw medewerkers bij het schrijven van SMART-geformuleerde beweringen met onderbouwing. We vinden met u de zgn. ‘Tickets to heaven’ voor de opdrachtgever. We stellen met u de meerwaarde vast, die scoort bij de BPKV-criteria.

Stap 6 Review
Als expert bent u vaak ‘bedrijfsblind’ voor uw eigen teksten. CKC reviewt continue uw BPKV-documenten, zowel per BPKV-criterium als ook het geheel. U ontvangt uiterlijk binnen 1 à 2 dagen de feedback met advies en alternatieve tekstvoorstellen. Hierdoor leert u direct om nog krachtiger en met meer overtuiging uw meerwaarde duidelijk te maken.